Lohnabrechnungs-Verteiler
Automatisierte, DSGVO-konforme Verteilung von Lohnabrechnungen: OCR trennt das Sammel-PDF, ordnet jede Abrechnung dem richtigen Mitarbeiter zu, und ein Self-Service-Portal ersetzt das händische Splitten und Versenden – komplett auf eigenem EU-Server, ohne Cloud-Dienste.
Ausgangslage
Die Lohnabrechnungen kamen als ein großes Sammel-PDF – und wurden dann händisch zerlegt: pro Mitarbeiter die richtigen Seiten heraussuchen, einzeln speichern, einzeln per E-Mail verschicken. Fehleranfällig, zeitraubend und bei Gehaltsdaten besonders heikel: Eine falsch adressierte Mail genügt, und sensible Daten liegen beim falschen Empfänger.
Zielsetzung
Ein Ablauf, bei dem niemand mehr Seiten sortiert: Sammel-PDF hochladen, die Software erledigt Trennung und Zuordnung – und jeder Mitarbeiter holt sich seine Abrechnungen selbst, sieht dabei aber ausschließlich die eigenen. Und das Ganze so datenschutzfreundlich wie möglich.
Unser Vorgehen
Kern ist eine lokale OCR-Pipeline auf Basis von Tesseract: Sie erkennt Namen und Personalnummern, trennt das Sammel-PDF automatisch in einzelne Abrechnungen und legt sie in den richtigen Mitarbeiter-Ordnern ab. Darauf sitzt ein Self-Service-Portal mit lokalem Login und strikter Zugriffsbeschränkung.
Die Architektur ist bewusst datenschutzfreundlich: Gehaltsdaten verlassen das System nicht – keine Cloud-Dienste, Verarbeitung und Hosting laufen auf einem eigenen EU-Server (Hetzner). Die Erkennungs- und Zuordnungslogik ist systematisch gegen Edge-Cases geprüft: mehrseitige Abrechnungen, OCR-Fehllesungen, Namensdubletten.
Was wir gebaut haben
- Automatische Trennung von Sammel-Lohn-PDFs per OCR (Tesseract)
- Zuordnung zu Mitarbeiter-Ordnern anhand erkannter Namen bzw. Personalnummern
- Self-Service-Portal mit lokalem Login – jeder sieht nur die eigenen Abrechnungen
- Verarbeitung und Hosting vollständig auf eigenem EU-Server (Hetzner), ohne Cloud-Dienste
- Systematische Prüfung der Zuordnungslogik inkl. Edge-Cases
- Technische Dokumentation und Übergabe für den produktiven Einsatz
Ergebnis
Aus einem manuellen, fehleranfälligen Prozess wurde eine nachvollziehbare Pipeline: Das Tool läuft produktiv und verteilt jeden Monat die Lohnabrechnungen – ohne händisches Splitten, ohne Mail-Risiko, ohne dass Gehaltsdaten das eigene System verlassen.